Especificaciones del sistema de gestión de RRHH

El sistema no son ocho aplicaciones. Son dos motores — flujo de firmas y carrera funcionaria — sobre los que se montan los ocho procesos de la Unidad de RRHH. Este documento especifica ambos motores en profundidad, el circuito completo hasta la Contraloría, el control de acceso, la trazabilidad legal y el stack técnico de producción.

Los dos motores

Permisos, cometidos, viáticos, horas extra y capacitación comparten el mismo circuito de estados, con distinto formulario de entrada y distinto acto de salida. Se modela una sola vez. La carrera funcionaria, en cambio, es un motor de cálculo independiente que alimenta el portal de autoservicio y la aprobación de capacitación.

1.1 · Motor de flujo — la máquina de estados completa

Secuencia de estados que recorre toda solicitud, desde el borrador hasta el archivo del expediente:

Estados de excepción transversales, disponibles en cualquier punto del circuito antes del decreto: RECHAZADO, OBSERVADO_DEVUELTO, REPRESENTADO_POR_CGR.

1.2 · Delegación de firma y escalamiento automático

La delegación de firma es una entidad con vigencia y alcance, no un dato genérico. Cada vez que el circuito llega al paso de firma formal, el motor valida:

• ¿Existe una delegación del Alcalde a la Dirección DESAM?
• ¿Esa delegación está vigente (dentro de su rango de fechas)?
• ¿Cubre la materia específica de este acto (permisos, cometidos, viáticos son materias distintas)?

Si las tres condiciones se cumplen, la Directora firma "por orden del señor Alcalde". Si cualquiera falla, el decreto escala automáticamente a la bandeja del Alcalde — sin intervención manual, sin que nadie tenga que acordarse de revisar la delegación.

1.3 · Co-firma del Secretario Municipal

Todo decreto lleva, además de la firma de quien autoriza, la co-firma obligatoria del Secretario Municipal en su calidad de ministro de fe. El sistema no permite emitir un decreto sin este paso — no es una firma opcional ni delegable a otro rol.

1.4 · Motor de carrera funcionaria — cómo se calcula el puntaje

El puntaje de una actividad de capacitación se calcula con la fórmula del Decreto 1889/1995 (arts. 50–54):

Puntaje_actividad = P_duración × F_evaluación × F_nivel_técnico

Topes legales (art. 54): máximo 150 puntos por año calendario y 4.500 puntos acumulados en toda la carrera. El excedente sobre 150 puntos en un año pasa automáticamente al año siguiente — el motor lo arrastra sin intervención manual.

1.5 · Los 15 niveles y las 6 categorías

Cada funcionario pertenece a una de seis categorías (art. 5 de la Ley / art. 8 del Reglamento) y avanza entre 15 niveles dentro de ella según puntaje acumulado:

El puntaje viene de dos fuentes: experiencia (bienios, hasta 15 según art. 30–31) y capacitación (fórmula anterior). El mérito —de las calificaciones anuales, 100 puntos entre competencia (40), conducta (30) y trabajo en equipo (30)— no mueve de nivel (art. 26): da una asignación de mérito, que es un pago aparte. Al completar el puntaje de un nivel, el ascenso es automático (art. 28).

Validación adicional que el motor aplica antes de sumar puntaje: la actividad debe pertenecer al Programa de Capacitación Municipal reconocido por el MINSAL y estar dictada por un organismo capacitador reconocido (arts. 40–45). La documentación de respaldo del funcionario tiene plazo hasta el 31 de agosto de cada año (art. 46).

Circuito completo: de la solicitud al registro en Contraloría

El acto administrativo no termina en la firma. Todo decreto sigue una de dos rutas de salida hacia la Contraloría General de la República, según su naturaleza:

El sistema asigna la numeración correlativa por serie separada (afectos / exentos) al momento de emitir el decreto, evitando saltos de numeración — requisito de control documental municipal.

2.1 · Distinción viático vs. cometido

El motor distingue dos situaciones que se confunden en el papel: la salida a terreno dentro de la comuna (viático terreno, regido por el reglamento comunal + DFL 262/1977 de Hacienda) y el cometido fuera de la comuna, que exige decreto y autorización previa de Dirección. Cada una activa un formulario distinto sobre el mismo motor de flujo.

2.2 · Firma electrónica avanzada (FEA)

El acto formal —el decreto propiamente tal— exige FEA porque constituye instrumento público (Ley 19.799). Los pasos internos del circuito (VºBº de jefatura, autorización de Dirección) usan firma simple trazable: queda registro de quién, cuándo y con qué rol, pero no requiere certificado FEA. En el piloto, la FEA se simula con PIN; en producción se integra un prestador acreditado, con FirmaGob (la plataforma gratuita del Estado, que además soporta firma masiva — calza con la generación de convenios en lote) como opción preferente y un prestador privado como respaldo si el municipio no está habilitado.

Roles del sistema y control de acceso (RBAC)

Cada persona ve exactamente lo que su rol necesita — ni más, ni menos. El control de acceso basado en roles (RBAC) opera a nivel de aplicación y, en los campos de salud, a nivel de campo individual dentro del mismo registro.

Trazabilidad y expediente electrónico

Cada solicitud abre un expediente electrónico foliado en el momento en que pasa de BORRADOR a SOLICITADO. Todo lo que ocurre después —cada VºBº, cada validación, cada firma, cada cambio de estado— queda registrado en una pista de auditoría inmutable (audit trail): actor, rol, timestamp y acción, encadenados por hash para que ningún registro pueda alterarse sin quebrar la cadena.

Qué se configura sin tocar el sistema

El motor se construye una sola vez; lo que cambia de una comuna a otra —o de un año a otro— vive como parámetro editable por el Administrador, no como código:

• Jefaturas — a quién reporta cada funcionario, editable individualmente.
• Delegaciones de firma — de quién a quién, qué materias cubre cada una, y su rango de vigencia.
• Tabla de carrera comunal — puntaje por bienio de experiencia y rangos de puntaje de cada uno de los 15 niveles, por categoría.
• Montos — valor del viático, topes de horas extra, montos de convenios tipo.
• Correlativos — numeración de decretos por serie, reiniciable por período si el reglamento comunal lo exige.
• Reglamento de viáticos — procedimiento y montos según el reglamento interno de Lago Ranco.
• Filtros del reloj control — formato de exportación que consume el conector de horas extra.

Stack técnico de producción

Coherente con el stack oficial Operaria y con la exigencia legal de un backend real — reemplaza el enfoque de planilla compartida de las demos previas para todo lo que toca datos sensibles de salud.

Datos sensibles y cumplimiento legal

El DESAM es órgano público; la base legal del tratamiento de datos no es el consentimiento individual, sino el cumplimiento de sus funciones legales como empleador (Ley 19.378 / Estatuto). Eso permite tratar licencias y reembolsos sin consentimiento de cada funcionario, pero solo para la finalidad de RRHH y con minimización de datos.

La Municipalidad / DESAM es el responsable del tratamiento; Operaria actúa como encargado, lo que requiere un contrato de encargo (DPA) que fije instrucciones, seguridad, subcontratación, manejo de brechas y devolución o eliminación de datos al término del contrato.

Estos controles corresponden al sistema de producción (etapa 1a). El piloto actual no trata datos reales: opera solo con una nómina ficticia, precisamente para no exponer datos de funcionarios antes de contar con esta arquitectura y el contrato de encargo.